ADVANTIS MEDICAL S.R.O.

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Advantis Medical poskytuje klientům komplexní zdravotní péči v jejich přirozeném prostředí. Abychom mohli péči poskytovat řádně a účinně, musíme zpracovávat osobní údaje našich klientů, které jsou k poskytnutí konkrétní služby potřebné a nezbytné. Některé kategorie osobních údajů zpracováváme. Protože nám záleží nejen na celkovém zdraví našich klientů, ale též na ochraně jejich soukromí, dbáme na vysokou ochranu všech osobních údajů, s nimiž při své práci přicházíme do styku. V těchto zásadách naleznete informace o tom, jakým způsobem a za jakými účely zpracováváme Vaše osobní údaje, včetně toho, jaká práva lze ve vztahu k Vašim osobním údajům uplatnit.

1: SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

• KDO JSME

Ze zákona jsme tzv. správci osobních údajů. Jsme tak odpovědní za to, že Vaše údaje, které pro poskytování našich služeb potřebujeme zpracovávat, jsou u nás v bezpečí a že nedochází k jejich neoprávněnému šíření, ani že jiným způsobem neunikají tam, kam nemají. Proto v oblasti ochrany osobních údajů plníme různé povinnosti a pomáháme Vám s uplatňováním Vašich práv. Obracet se na nás, jakožto na správce Vašich osobních údajů, můžete na těchto kontaktech:

Advantis Medical s.r.o.

Juárezova 1071/17
160 00 Praha 6 – Bubeneč

IČO: 247 74 880

Telefon: +420 703 169 780

E-mail: gdpr@promedica-praha.cz

Web: www.advantismedical.cz

• PROČ PRACUJEME S VAŠIMI OSOBNÍMI ÚDAJI

K tomu, abychom naše aktivity (poskytování zdravotní péče, komunikace s veřejností, zajišťování chodu společnosti apod.) mohli vykonávat maximálně efektivně, potřebujeme znát určité osobní údaje osob, s nimiž pracujeme. Musíme například zhodnotit, jaká forma péče bude pro klienta vhodná, kde bude péče poskytována, musíme uzavírat smlouvy a rovněž například z důvodu vyšší bezpečnosti a snadnější komunikace v rámci týmu evidovat provozní data v elektronickém informačním systému. Ať už je důvod jakýkoli, Vaše osobní údaje zpracováváme jen v rozsahu nezbytně nutném pro stanovený účel a nikdy Vás nežádáme o poskytnutí takových údajů, se kterými nemáme žádný důvod pracovat.

2: ÚČELY A ROZSAH ZPRACOVÁNÍ

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat v souvislosti s některou z následujících situací, a to níže uvedeným způsobem a za níže uvedenými účely:

2.1         Obrátíte se na nás v souvislosti s tím, že byste chtěli využívat našich služeb.

Pokud se na nás obrátíte telefonicky, e-mailem či osobně, zahájíme společná jednání o náplni a podmínkách případné budoucí spolupráce. Údaje zjištěné při těchto jednáních (identifikační údaje, kontaktní údaje, fakturační údaje) zpracováváme pro účely zhodnocení možností poskytnutí služby a pro přípravu smlouvy o jejím poskytnutí. Je-li třeba zpracovávat též údaje o zdravotním stavu (jakožto tzv. zvláštní kategorie osobních údajů), a případnou spolupráci s Vaším ošetřujícím lékařem, aby byla zajištěna požadovaná přesnost zpracovávaných potřebujeme k tomu Váš souhlas. U standardních kategorií osobních údajů je právním titulem jejich zpracování příprava smlouvy a její následné plnění.

2.2         Poskytujeme Vám zdravotní péči.

Jste-li již naším klientem a my Vám poskytujeme naše služby, pak zpracováváme údaje jako jméno, příjmení, adresa, datum narození, údaj o svéprávnosti, zdravotním stavu, průběhu léčby či rehabilitačním plánu v souladu se zákonem č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách a prováděcí vyhláškou č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci. Zpracování Vašich osobních údajů pro účely poskytování zdravotní péče a plnění uzavřené smlouvy nám v tomto případě ukládá přímo zákon. Veškeré údaje uchováváme v podobě listinné i elektronické. Podrobnější informace Vám poskytneme v dokumentech, které obdržíte v rámci vstupních schůzek či při uzavírání příjmové dokumentace.

2.3         Obrátíte se na nás v rámci výběrového řízení a v roli uchazeče o práci nám zašlete svůj životopis.

Pokud se na nás obrátíte se zájmem stát se součástí našeho týmu, potřebujeme zpracovat a vyhodnotit Vámi poskytnuté údaje v životopisu, typicky Vaše jméno, příjmení, adresu, telefonní číslo, e-mail, abychom se na Vás mohli obrátit s výsledky výběrového řízení, dále také dosažené vzdělání a dosavadní pracovní zkušenosti apod. Je-li životopis zasílán prostřednictvím portálů zprostředkovávajících pracovní nabídky, řídí se zpracování osobních údajů tam uvedenými a zveřejněnými zásadami ochrany osobních údajů. Zpracování údajů ze životopisů probíhá na základě Vašeho souhlasu vyjádřeného jejich odesláním. Není-li souhlas se zpracováním odepřen dříve, jsou životopisy i s příslušnými osobními údaji automaticky smazány po 6 měsících od okamžiku jejich přijetí.

2.4         Plníme své právní povinnosti vůči jiným subjektům či veřejným orgánům

Právní povinnost plníme například tehdy, když se na nás obrátí soud či jiné orgány veřejné moci s žádostí o součinnost či poskytnutí informací. Povinnosti musíme plnit rovněž vůči Policii ČR, orgánům finanční správy, inspektorům a auditorům či poskytovatelům dotací, je-li jimi naše činnost spolufinancována. Příslušné zákony poté upravují rozsah údajů, které je možné oprávněným orgánům předat, přičemž je vždy kladen důraz na to, aby tento rozsah byl co nejmenší ve vztahu k účelu předání.

2.5         Přijímáme od Vás platby či jiná plnění související s naší činností

Vznikne-li nám nárok na úhradu za poskytnuté služby, musíme zpracovávat osobní údaje jako například jméno majitele účtu, číslo účtu, identifikační údaje plátce, údaje o zaplacených částkách či přiřazené variabilní symboly, abychom mohli zkontrolovat přijetí prostředků na náš účet a současně spárovat konkrétní platbu s příslušnou osobou. Dobu zpracování upravují příslušné daňové a účetní předpisy, kdy např. podklady pro vedení účetnictví (údaje o platbách, faktury) jsme povinni uchovávat po dobu 10 let od skončení rozhodného účetního období.

2.6         Vaše fotografie (či jiné osobní údaje) si najdou cestu na náš web či sociální sítě

Své aktivity a novinky prezentujeme na našem webu či profilu na Facebooku. Zveřejněný obsah může v určitých případech obsahovat Vaše osobní údaje (například jméno či fotografii). Co se týče fotografií a jejich zveřejňování, opatřujeme si v rámci příslušné akce Váš souhlas s publikací. Pokud se v průběhu času rozhodnete svůj souhlas odvolat, využijte prosím našich kontaktních údajů (v případě fotografií na Facebooku též Facebook chatu) a oznamte nám, že si přejete stažení konkrétní fotografie. Vašim žádostem se snažíme v maximální možné míře vyhovět.

2.7         Vyhodnocujeme vyplněné dotazníky spokojenosti, řešíme Vaši stížnost či jiný podnět

Za účelem zlepšování kvality našich služeb nám můžete zaslat vyplněný dotazník spokojenosti, stížnost či jiný podnět. Stížnosti evidujeme v souladu s našimi vnitřními pravidly po dobu 10 let. Evidence údajů za tímto účelem je naším oprávněným zájmem.

2.8         Prohlížíte si naše webové stránky

Snažíme se, aby naše webové stránky byly aktuální, užitečné a funkční. Proto pomocí tzv. cookies zjišťujeme, co Vás na našem webu Vás nejvíce zajímá a jak náš web co nejlépe uzpůsobit Vašim potřebám. Údaje, které však touto formou získáme, jsou pouze údaje o tom, jakým způsobem je náš web využíván, nikoli o Vás, kteří web využíváte.

3: PRÁVNÍ DŮVOD ZPRACOVÁNÍ

Veškeré údaje zpracováváme na základě příslušných ustanovení platných právních předpisů. Aby docházelo k zákonnému zpracování, je nezbytné, aby takové zpracování bylo opřeno alespoň o jeden z právních titulů (důvodů) zpracování. Takovými důvody v našem případě jsou:

• Plnění smlouvy

Uzavřeme-li s Vámi smlouvu o poskytnutí zdravotní péče či jiných služeb, případně jakoukoli jinou smlouvu, smíme Vaše osobní údaje zpracovávat za účelem plnění této smlouvy, jednání o jejím obsahu či přijímání jiných opatření na Vaši žádost před jejím uzavřením.

• Plnění právní povinnosti správce

Údaje poskytnuté v souvislosti s využíváním zdravotních služeb zpracováváme, neboť nám to ukládá zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách a prováděcí vyhláška č. 98/2012 Sb., o zdravotnické dokumentaci. Jakožto správci osobních údajů máme dále ze zákona povinnost některé osobní údaje zpracovávat a uchovávat například na základě daňových či účetních předpisů či předpisů upravujících sociální zabezpečení. Jedná se například o údaje, které zpracováváme v souvislosti s vyúčtováním služeb a fakturací.

• Oprávněné zájmy správce/třetí osoby

Našimi oprávněnými zájmy, na jejichž základě můžeme zpracovávat některé Vaše osobní údaje jsou:

• Zájem na zkvalitňování našich online služeb shromažďováním údajů o jejich návštěvnosti a využití;
• Zájem na výběru vhodného kandidáta ve výběrovém řízení na základě vyhodnocení dat ze životopisů;
• Zájem na zajištění bezproblémového průběhu poskytování sociálních služeb při řešení a evidenci stížností, podnětů, napomenutí či výtek, případně řešení mimořádných situací;
• Zájem na vnitřní organizaci workflow při výměně dat mezi našimi pracovníky;
• Zájem na prezentaci personálního obsazení, kontaktů a služeb naší společnosti na webu;

• Souhlas subjektu údajů

Pokud se neuplatní žádný z výše uvedených důvodů, znamená to, že si pro zpracování Vašich osobních údajů musíme opatřit Váš souhlas. Ten potřebujeme zejména v situaci, kdy:

• Projevíte zájem o poskytování našich služeb, avšak nejsou dosud vyjasněny podmínky spolupráce;
• chceme zveřejnit Vaše fotografie či jiné údaje na našem webu pro účely prezentace.

Vámi poskytnutý souhlas je zcela dobrovolný, což znamená, že se sami můžete rozhodnout, zda ho udělit či nikoli. Současně však poskytnutí takového souhlasu může být nutné pro poskytnutí konkrétní služby (například pro zasílání novinek či vyhodnocení zájmu o službu). Jednou udělený souhlas můžete kdykoli vzít bez sankce zpět, a to oznámením na adresu gdpr@promedica-praha.cz. V takovém případě již Vaše údaje nebudeme za stanoveným účelem dále zpracovávat.

4: PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Staráme se o to, aby se Vaše osobní údaje nedostaly do nepovolaných rukou. Vaše údaje můžeme nicméně v minimálním nutném rozsahu poskytnout třetím subjektům, pokud tak stanoví právní předpis, vyžaduje-li to povaha naší činnosti či pokud k tomu udělíte svůj souhlas.

Naše společnost využívá při své činnosti následující zpracovatele, kteří při splnění zákonných podmínek mohou mít k Vašim údajům v omezeném rozsahu přístup:

• Provozovatel interního informačního systému pro organizaci pracovní agendy (zpracování probíhá za účelem evidence klientů a jejich dokumentace, evidence zaměstnanců a pracovních úkolů, přičemž provozovatel provádí pouze operaci uložení dat);
• Mateřská společnost PROMEDICA PRAHA GROUP, a.s.;
• Provozovatel webhostingu, na němž běží náš web www.advantismedical.cz;
• Provozovatel webových portálů ke zprostředkování práce;
• Provozovatel sítě Facebook a poskytovatel nástrojů Google pro sledování uživatelské interakce na našem webovém rozhraní a nástrojů sdílených úložišť;
• Externí poskytovatel služby mzdového účetnictví;
• Externí poskytovatel právních služeb
• Externí poskytovatel služeb auditu.

5: VAŠE PRÁVA V SOUVISLOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

5.1         Práva

Platné právní předpisy Vám garantují řadu práv na ochranu Vašich údajů. V případě, že budete chtít některé ze svých práv uplatnit, neváhejte se na nás obrátit. Budeme se snažit Vašim požadavkům v nejvyšší možné míře vyhovět. Níže naleznete svá práva, která Vám náleží v souvislosti se zpracováním údajů:

• Právo na přístup k osobním údajům

Pokud si nejste jisti, zda a jaké Vaše osobní údaje zpracováváme, můžete se na nás obrátit a my Vám to rádi sdělíme. Na Vaši žádost Vám také sdělíme, jak tyto údaje zpracováváme.

• Právo na opravu/doplnění osobních údajů

Máme-li nepřesné nebo snad nesprávné údaje o Vás a zjistíte-li to, informujte nás, prosím, o této situaci. Napravíme ji.

• Právo na výmaz osobních údajů – právo „být zapomenut“

V případě, že si přejete „být zapomenuti“, a nechcete tedy, abychom již nadále nezpracovávali Vaše údaje, sdělte nám to. Na Vaši žádost (a jsou-li k tomu splněny určité podmínky, tedy zejména pokud údaje již nejsme povinni zpracovávat ani je k ničemu nepotřebujeme), Vaše údaje bez zbytečného odkladu vymažeme.

• Právo na omezení zpracování osobních údajů

Můžete také požadovat, abychom zpracování Vašich osobních údajů omezili.

• Právo na přenositelnost osobních údajů

Pokud budete chtít a bude-li to v naší moci (nebudou tímto dotčena práva třetích osob), na Vaši žádost předáme údaje, které o Vás zpracováváme, jinému správci.

• Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Domníváte-li se, že Vaše údaje, které zpracováváme na základě oprávněných zájmů správce (nás), bychom zpracovávat neměli, neváhejte se na nás obrátit. Vaši námitku důkladně prozkoumáme a posoudíme, zda tomu tak doopravdy je. Pokud zjistíme, že ano, Vaše údaje již zpracovávat nebudeme.

• Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů

Zpracováváme-li Vaše údaje na základě Vašeho souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli bez sankce odvolat.

5.2         Uplatnění Vašich práv

V případě, že budete chtít některé z Vašich práv uplatnit, prosíme, obraťte se na nás prostřednictvím naší e-mailové adresy gdpr@promedica-praha.cz. V e-mailu se pokuste Váš problém či dotaz blíže specifikovat a my už se Vám ozveme a vše společně vyřešíme.

5.3         Stížnost u ÚOOÚ

Věříme, že se pokusíte jakékoli své pochybnosti o ochraně svého soukromí vyřešit nejprve s námi, neboť jako správce osobních údajů jsme schopni rychle zjednat nápravu a vyhovět Vaší žádosti. Pokud však i přesto nebudete spokojeni se vyřízením vašeho požadavku, máte právo se obrátit se stížností k Úřadu pro ochranu osobních údajů na email posta@uoou.cz, ID datové schránky: qkbaa2n, adresa sídla Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

6: DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše údaje vždy zpracováváme pouze po dobu nezbytně nutnou. V případě zákonné povinnosti zpracovávat Vaše údaje je doba jejich zpracování stanovena přímo právními předpisy (10 let u účetních dokumentů, 30 let u podkladů k důchodovému pojištění apod.). Je-li právním titulem zpracování smlouva, pak údaje zpracováváme pouze po dobu platnosti takové smlouvy a dále po dobu běhu promlčecích lhůt určených k uplatnění nároků z příslušné smlouvy. V závislosti na smluvním typu je konkrétní doba uložení dokumentů upravena v našem archivačním a skartačním řádu. Údaje na základě souhlasu zpracováváme zpravidla do doby jeho odvolání. Veškeré doby uchování se řídí naším vnitřním archivačním a skartačním řádem, aby bylo zajištěno, že Vaše údaje nebudou nikde uloženy déle, než je přípustné.

7: COOKIES

Cookies jsou malé datové soubory ukládané na Váš disk, které nesou data související s prohlížením našeho webu. Umožňují rychlejší zobrazování webového obsahu nebo například načítání obsahu přizpůsobeného Vašemu prohlížeči. Nastavení ukládání cookies do svého zařízení můžete kdykoli ve svém prohlížeči změnit, případně ukládání cookies úplně zakázat. Způsob změny nastavení je v případě každého prohlížeče odlišný. Více informací naleznete na následujících odkazech:

• Google Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=cz
• IE: http://windows.microsoft.com/cs-cz/internet-explorer/delete-manage-cookies#ie=ie-11
• Microsoft Edge: http://windows.microsoft.com/cs-cz/windows-10/edge-privacy-faq
• Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/cs/kb/vymazani-cookies
• Opera: http://help.opera.com/Windows/9.64/cs/cookies.html
• Safari: https://support.apple.com/cs-cz/HT201265

9: PLATNOST A ZMĚNY TĚCHTO ZÁSAD

9.1         Změny

V budoucnu může nastat situace, kdy budeme nuceni provést dílčí úpravy a změny těchto zásad. O všech případných změnách Vás budeme s předstihem informovat, přesto však doporučujeme, abyste aktuální znění těchto zásad čas od času zkontrolovali, jelikož může dojít k jejich dílčím úpravám.

9.2         Platnost

Tyto zásady nabyly platnosti dne 15.11.2020.

Advantis Medical s.r.o.